日々の”楽しい”をみつけるブログ

史跡探訪と写真好きのku-(くー)といいます。日々の生活に楽しみをみつけて、紡いでいこうとするブログです。

仕事をはやく処理するための3つの方法

ぼくは仕事が遅いです。ゆっくり時間をかけて行なうことが性に合っているのですが、現実、そんなことも言っていられません。仕事をすばやく確実にこなしていく人が、仕事をするときに、頭のなかで何をどういうふうに考えているのかを知りたくて、この本を読んでみました。

 

仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか?

 

ぼくなりに、この本を読んでわかったことを3つにまとめてみました。引用部の( )内はKindleの位置番号を表しています。

 

①まだ慣れていない仕事はスピードよりも確実性をあげることに重点をおく

 ぼくは社会人になりたての頃、ある製品の原料在庫の管理をまかされていました。原料在庫数をかぞえまちがえて、上司に作業のやり直しを言い渡されることがたびたびありました。

 

いちど行なった”原料在庫を数える”という作業を、また一からやりなおさないといけなくなります。確実に、間違わずに作業を完了していたら一回で済んだものを、通常の2倍の時間をかけてやらなくてはならなかったのです。

 

仕事をパッパッとこなしていったほうが、”できる人”と思われると勘違いしていたころの話です。仕事をすばやく処理できるひとは、仕事が確実にこなせるようになって、すばやくできる工夫をしてきたひと。このことが理解できるようになるのは、ずっと後になってからです。

 

確実にやるということは、一見遅いようにも見えますが速さにつながります。やったことが間違っていたら、やり直さないといけません。どこからやり直すかを考えること自体にも、時間がかかります。実は、速くやって間違ってしまうよりは、ゆっくりやって確実な方が最終的には速いのです。(Read more at location 180)

 

②いつでもどこでもすぐにメモできる環境を整える

鍋に火をかけて煮込み料理をしているとき、電話がかかってくる。電話で会話をしながらも、鍋に火をかけていることを頭の片隅に記憶している。これがワーキングメモリです。

 

通常だったら、頭のなかに情報を記憶しながら、その記憶していることとは全く別の作業をしていても、日常生活では問題がありません。メモをとらずとも。でもこの”頭に記憶する情報”が多くなるほど、”うっかり忘れる”ということが起こりやすくなります。

 

ワーキングメモリには限界があります。「マジカルナンバー7±2」という概念は、ひとが覚えられる記憶の量はわずかであるということを説明してくれる、わかりやすい概念です。数字なら約7個、文字なら約6個、単語なら約5個まで頭の中で一時的に記憶することができるそうです。

 

そんな頼りない記憶の容量なので、ワーキングメモリの補助をする目的で、考えていることや、得られた情報を随時メモする必要があります。そうすることで、自分がこれまで考えていたことを、外部に記憶します。ワーキングメモリを助けるためにメモをとります。

仕事を速くするためのノート術で必要なポイントは2つあります。  ひとつは、速くノートをとること。もうひとつは、後で読んだときに、すぐに内容を思い出せることです。(Read more at location 369)

 

 ToDoの漏れをなくして仕事を速くするために、私は手帳を使い倒しています。手帳のタイプについては私なりのこだわりがあります。それは、

・スケジュール欄は左のページのみに縦型にデザインされていること

・そのスケジュール欄の下にメモを書く欄があること

・右ページはすべてメモ欄であること

です。(Read more at location 403)

 

ToDo管理がうまくできない人は、「あれをやらなくちゃ」という内容が常に頭の中に残った状態になっています。やるべきことが5個あれば、その5個がときどき頭の中に思い出され、「あれもやらなきゃ」「これもやってないや」と心配ごとが増えてしまいます。そうすると、そちらに気を取られてしまい、集中すべきことに集中できなくなってしまいます。(Read more at location 432)

 

考えごとをするときに頭のなかだけで考えていると、考えていることもどんどん忘れていってしまうので、頭のなかで堂々巡りが起きて、モヤモヤした状態からなかなか抜け出せません。そのために考え事をするときも、考えていることを紙に書き出していくことが有用です。

 

2012年の映画『アウトロー』で、主役のジャック(トムクルーズ)が、「オレにメモは必要ない」と言うかっこいいシーンがありますが、ぼくにはメモが必要です。

 

絵や表をつかってすばやくメモをする

文字を丁寧にメモっていては、どんどん入ってくる情報の要点をつかんで、メモにとることができません。すばやくメモをとるときに活用する必要があるのが絵や表です。

 

いくら速く書いても「後で読めないノート」「まとめ直す必要のあるノート」はとても非効率です(Read more at location 373)

 

絵や表であれば後から開いたときにすぐわかりますし、「あのときこう言ってたな」というイメージをすぐに思い出すことができます。また、他の人への説明も容易になります(Read more at location 377)

 

 実際に、イラストや表を使ってメモをする方法を試してみると、得られた情報を記録すると同時に、情報をわかりやすく加工する必要があるので、理解しながら記録できる感じがあります。

 

 

③必要最低限の点数のものを必要最小限の時間でアウトプットする

「こんなに凝った資料をつくらなくてもよかったのに」、「時間をかけてもいいから、もう少し丁寧にやって」など、仕事の内容によって求められる質が変わってきます。その”求められる質”が、顧客(上司)と提供者(自分)との間でズレていて、トラブルの原因になることが、ぼくの場合たびたびあります。ふりかえってみると、コミュニケーション不足が一番の原因だと思います。

 

まず、仕事に取り掛かる「前」に、その仕事のゴールを何点にすればいいのかを決めましょう。(Read more at location 277)

 

 最も意味がないのが、メモレベルで調査結果を報告する20点レベルでよかった仕事に、80点の労力をかけてパワーポイントにまとめ、報告してしまうことです。(Read more at location 285)

 

払った労力と時間を無駄にしないためにも、必要とされているレベルを、仕事をする前に明確にしておく必要があることがわかります。

 

・なぜこの仕事をするのか?

・いつまでに完了する必要があるのか?

・どの程度の完成度が求められているのか?

 

この3点を個人的には、確認しておきたいと思います。